同窓会の案内状、そのまま使える文例集
往復はがき・恩師への案内・LINEの短文まで。
渋谷ガーデンパティオ（渋谷駅西口から徒歩2分）
最終更新: 2026年9月
同窓会の案内は、会社の宴会の案内とは勝手が違います。相手の連絡先がそろっていない、何年も会っていない、恩師にも出す。だから「誰が・いつ・どこで・いくらで・いつまでに返事を」が一目で分かる形にしておかないと、返信が戻ってきません。
ここでは案内状に入れる項目と、そのまま使える文面を5つ用意しました。往復はがき・恩師への案内・LINEの短文・メール・返信のリマインドです。呼び方（クラス会／同期会／OB会）で迷っている場合はクラス会・同期会・OB会、呼び方の違いは？を先にご覧ください。
案内状に必ず入れる7項目
同窓会の案内は、受け取った人が「行くかどうか」をその場で決められるかどうかがすべてです。下の項目がそろっていれば、返信が滞りません。
| 項目 | 書き方 | 抜けるとどうなるか |
|---|---|---|
| 1. 会の名称と対象 | 「◯◯高校 平成◯年卒業 3年2組 同窓会」まで書く | 自分が対象か分からず放置される |
| 2. 日時 | 開始と終了の両方。曜日も入れる | 遠方の人が交通手段を決められない |
| 3. 会場 | 店名・住所・最寄り駅からの徒歩分数・電話番号 | 当日の問い合わせが幹事に集中する |
| 4. 会費 | 金額＋飲み放題の有無＋支払い方法 | 予算が読めず保留にされる |
| 5. 返信期限 | 日付で書く（「今月中」にしない） | 締切がなく後回しにされる |
| 6. 幹事の連絡先 | 氏名と、電話かメールのどちらか | 欠席連絡が届かない |
| 7. 恩師の出欠 | 「◯◯先生をお招きしています」の一行 | 参加を迷っている人の判断材料が減る |
どの手段で送るか
いまは全員に往復はがきを出す必要はありません。連絡先が分かる人にはメールやLINE、住所しか分からない人にははがきという使い分けが現実的です。
| 手段 | 向いている相手 | 注意点 |
|---|---|---|
| 往復はがき | 住所しか分からない人、恩師 | 返信用の宛名を印刷しておく。費用と手間はかかる |
| メール | 連絡先が分かる同期 | 宛先はBCCにする。全員のアドレスを共有しない |
| LINEグループ | すでにつながっている仲間 | 流れて読み飛ばされる。ノートに固定する |
| SNSの告知 | 連絡先が途切れている人 | 会場の住所や個人情報は書かない。DMで個別に送る |
名簿を扱うときの注意
・卒業名簿の住所は古くなっています。宛先不明で戻ってきた分は、同じクラスの人にたどってもらうのが早いです
・メールの一斉送信は必ずBCC。宛先が見える形で送ると、連絡先を第三者に渡したことになります
・集めた住所や電話番号は、会が終わったら幹事の手元だけに留め、共有ファイルには残さないでください
【文例】往復はがきの本状
はがきは字数が限られるので、あいさつは2行までに抑えて、項目を箇条書きにします。【 】を置き換えればそのまま使えます。
返信はがき（往信の裏）には、出席・欠席の選択欄／氏名／旧姓／連絡先／近況を書ける2〜3行を用意します。近況欄があると、当日の席決めや進行の材料になります。
【文例】恩師・先生への案内
恩師への案内は、同期に出すものとは別の文面にします。会費の扱い（招待か会費制か）を必ず書いてください。書かないと、先生が当日まで気にされます。
【文例】LINE・メールで送る短い案内
連絡先が分かっている相手には、短い文で十分です。日時・会場・会費・締切の4つに絞ります。
メールで一斉に送る場合は、宛先をBCCにしてください。同期のアドレスが全員に見える形は避けます。
メールで送る場合（少しあらたまった文面）
【文例】返信のリマインド
締切の1週間前に一度だけ送ります。催促に見えないよう、会場に人数を伝える都合という理由を添えるのがこつです。
返信期限と、当日までの逆算
同窓会は会場を押さえてから案内を出すのが基本です。人数が読めないまま日程だけ決めると、あとで会場が取れません。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 3か月前 | 幹事を集めて日程を決め、会場を仮押さえする |
| 2か月前 | 案内状を発送。恩師には少し早めに出す |
| 1か月前 | 宛先不明で戻った分を、同じクラスの人にたどってもらう |
| 3週間前 | 返信の締切。ここでいったん人数を確定 |
| 1週間前 | リマインドを送る。席と進行を決める |
| 前日21時まで | 最終人数を会場へ連絡 |
当店では人数の変更を前日21時まで承っています。案内状の締切を3週間前に置いておけば、そのあとの増減はまとめてご連絡いただければ間に合います。
当日の進行や乾杯・締めの挨拶は挨拶・乾杯の音頭・締めの例文集にまとめています。
渋谷ガーデンパティオの場合
渋谷ガーデンパティオは渋谷駅西口から徒歩2分、30名から一組貸切でご利用いただけます。フロアごと貸切になりますので、恩師のご挨拶も、思い出の写真の上映も、ほかのお客様を気にせず進められます。
- マイク・音響設備が無料 — 恩師のご挨拶が後ろの席まで届きます
- プロジェクターが無料 — 当時の写真やムービーをそのまま上映できます
- カラオケ・ビンゴ機も無料 — 余興の準備がすぐ整います
- 会場費0円 — コース料金（約70種の飲み放題つき・税込）だけです
会費は、コース料金に幹事の予備分を少し足した金額で案内するのが一般的です。案内状には切りのよい金額で書いておくと、当日の受付でお釣りのやり取りが減ります。
宴会コース
ご予算・シーンで選べる、飲み放題付きコース。
竹コース
全9品 4,500円税込
迷ったらコレ。全9品＋飲み放題（平日3時間／金土日・祝前日2.5時間）の人気コース。
椿コース
全10品 6,000円税込
全10品の最上級。ローストビーフ等ごちそう尽くしの豪華コース。
梅コース
全7品 3,980円税込
飲み放題付きで4千円以内。気軽な二次会・サク飲みに。
ライトプラン
全6品 3,500円税込
全6品＋飲み放題のお手軽プラン。まずは気軽に乾杯を。
コースをチェックView all courses →
案内状に載せる会場情報（住所・最寄り駅・電話番号）は、この欄の内容をそのままお使いいただけます。
同窓会の貸切コース・料金を見る →会場の詳細や貸切の流れは、同窓会の貸切会場ページでご案内しています。
人数が合わないときは、渋谷の系列5店舗から
同窓会は、案内状を出したあとに人数が動きます。当店で収まらない場合も、同じ渋谷エリアの系列店でご案内できます。大人数なら立食100名のガーデンパティオや立食80名のガーデンホール、少人数なら20名から貸切できるガーデンルームです。
着席40名/立食65名
着席50名/立食80名
着席50名/立食70名
着席32名/立食40名
着席36名/立食45名
よくあるご質問
同窓会の案内状は、いつ送ればよいですか？
開催の2か月前が目安です。遠方から来る方は交通手段や宿の手配が要りますので、早いほど参加率が上がります。恩師には、同期へ送るより少し早めにお出しすると丁寧です。
往復はがきとメール、どちらで送るべきですか？
連絡先が分かる方にはメールやLINE、住所しか分からない方には往復はがき、という使い分けで構いません。恩師には、はがきか封書でお出しするほうが失礼がありません。
恩師の会費はどうすればよいですか？
招待として幹事側で負担する形が一般的です。どちらの扱いにする場合も、案内状に必ず明記してください。書かれていないと、当日まで気にされることになります。
返信の期限は、いつに設定すべきですか？
開催の3週間前が目安です。当店では人数の変更を前日21時まで承っておりますので、締切後に増減があった場合もまとめてご連絡いただければ対応いたします。
連絡先が分からない同級生には、どう案内すればよいですか？
同じクラスの方にたどってもらうのが確実です。SNSで告知する場合は、会場の住所や参加者の名前は書かず、連絡をくれた方に個別でご案内ください。
会場の情報は、案内状にどこまで書けばよいですか？
店名・住所・電話番号・最寄り駅からの徒歩分数の4点を書いてください。当店の情報はこのページの店舗欄をそのままお使いいただけます。